Vadémécum - bien gérer un agenda de collectivité
Un agenda de collectivité a trois fonctions :
Recenser les événements qui ont lieu sur votre territoire
Les diffuser le plus largement possible
Obtenir des statistiques sur l'utilisation de votre agenda
Une fois que votre agenda est lancé et que vous atteignez un rythme de croisière, des points de contrôle régulier au niveau de votre interface administration vous permettront de vérifier que vous utilisez au mieux les fonctionnalités d'Openagenda pour faire circuler l'information événementielle de votre collectivité : c'est à dire bien recenser puis diffuser les informations !
Mettez-vous au clair sur l'ambition de votre agenda : l'exhaustivité ou un axe éditorial réduit ?
Et vérifiez que votre objectif est atteint.
Nombre d'évènements en ligne : Analyser le ratio : nombre d'événements en ligne par rapport à la population de votre collectivité et vérifiez qu'il est supérieur à 1%.
Statut : vérifiez que vous n'avez pas trop d'événements en attente de modération. Si oui, alertez-en les modérateurs de votre agenda et envisagez éventuellement la possibilité de passer à des événements publiés par défaut.
Passé / en cours / à venir : vérifiez que vous avez encore des événements à venir. Si non, pensez à relancer votre communauté de contributeurs.
D'où proviennent les événements affichés au sein de votre agenda :
Provenance : analysez la répartition entre Contribution / Agrégation / Partage.
Si vous avez essentiellement des événements qui proviennent de contribution directe, vérifiez la liste des membres contributeurs pour vous assurer que la saisie des événements est bien collaborative et qu'elle ne mobilise pas une seule et même personne.
Réfléchissez également à la possibilité d'utiliser mieux les fonctions d'agrégation automatique. Peut-être que certains lieux ou certaines structures ont, ou pourraient avoir, leur propre openagenda que vous pourriez ajouter en tant qu'agendas sources.
Pour en savoir plus, consultez notre article sur l'agrégation d'agendas.
Pensez également à agréger les événements provenant des agendas de grandes opérations nationales tels que les Journées Européennes du Patrimoine ...
Retrouvez ici la liste des agendas transverses agrégeables par les territoires.
Agenda source : vérifiez la liste de vos agendas sources et examinez le nombre événements publiés par source.
Cela vous permettra d'identifier les structures qui pourraient avoir besoin d'être relancées ou mieux informées sur le fonctionnement d'Openagenda.
A propos : nous organisons des webinaires pour faciliter la prise en main d'Openagenda par de nouveaux utilisateurs.
Vous avez créé des catégories, mais l'une d'elle n'est jamais utilisée ou presque ? Inversement la plus utilisée est "Autre" ? Alors les intitulés méritent d'être corrigés. Nous recommandons des typologies les plus courtes possibles, moins d'une douzaine, avec des intitulés simples (ne pas utiliser des labels composés tels cinéma-projection ).
Méditons cette citation attribuée à Saint-Exupéry :
La perfection est atteinte, non pas lorsqu'il n'y a plus rien à ajouter, mais lorsqu'il n'y a plus rien à retirer.
Un formulaire plus court est plus facile à compléter, modérer, afficher, modifier.
Pensez également à vérifier et nettoyer votre répertoire de lieux en identifiant vos lieux mal situés et en dédoublonnant votre base en suivant les instructions de cet article.
Analysez le nombre de médias qui rediffusent votre programmation :
nombre d'agendas Openagenda qui agrègent votre agenda
Vous pouvez pour cela cliquer sur la page de l'un de vos évènement pour repérer sur quels autres agendas apparait votre événement.
nombre d'intégration web de vos agendas, sur les sites d'équipement, festivals, commune, agglo, etc.
nombre d'applications mobiles qui utilisent votre agenda
export de vos données vers une rubrique agenda du bulletin municipal papier
synchronisation de votre agenda avec celui de l'Office de Tourisme ou du journal local...
Pour en savoir plus, consultez notre page "Openagenda pour les collectivités".
Recenser les événements qui ont lieu sur votre territoire
Les diffuser le plus largement possible
Obtenir des statistiques sur l'utilisation de votre agenda
Une fois que votre agenda est lancé et que vous atteignez un rythme de croisière, des points de contrôle régulier au niveau de votre interface administration vous permettront de vérifier que vous utilisez au mieux les fonctionnalités d'Openagenda pour faire circuler l'information événementielle de votre collectivité : c'est à dire bien recenser puis diffuser les informations !
1. Recensez les événements qui ont lieu sur votre territoire
Reformulez votre objectif
Mettez-vous au clair sur l'ambition de votre agenda : l'exhaustivité ou un axe éditorial réduit ?
Et vérifiez que votre objectif est atteint.
Analysez les événements publiés sur votre agenda
Nombre d'évènements en ligne : Analyser le ratio : nombre d'événements en ligne par rapport à la population de votre collectivité et vérifiez qu'il est supérieur à 1%.
Statut : vérifiez que vous n'avez pas trop d'événements en attente de modération. Si oui, alertez-en les modérateurs de votre agenda et envisagez éventuellement la possibilité de passer à des événements publiés par défaut.
Passé / en cours / à venir : vérifiez que vous avez encore des événements à venir. Si non, pensez à relancer votre communauté de contributeurs.
Analysez les modes de contribution à votre agenda
D'où proviennent les événements affichés au sein de votre agenda :
Provenance : analysez la répartition entre Contribution / Agrégation / Partage.
Si vous avez essentiellement des événements qui proviennent de contribution directe, vérifiez la liste des membres contributeurs pour vous assurer que la saisie des événements est bien collaborative et qu'elle ne mobilise pas une seule et même personne.
Réfléchissez également à la possibilité d'utiliser mieux les fonctions d'agrégation automatique. Peut-être que certains lieux ou certaines structures ont, ou pourraient avoir, leur propre openagenda que vous pourriez ajouter en tant qu'agendas sources.
Pour en savoir plus, consultez notre article sur l'agrégation d'agendas.
Pensez également à agréger les événements provenant des agendas de grandes opérations nationales tels que les Journées Européennes du Patrimoine ...
Retrouvez ici la liste des agendas transverses agrégeables par les territoires.
Agenda source : vérifiez la liste de vos agendas sources et examinez le nombre événements publiés par source.
Cela vous permettra d'identifier les structures qui pourraient avoir besoin d'être relancées ou mieux informées sur le fonctionnement d'Openagenda.
A propos : nous organisons des webinaires pour faciliter la prise en main d'Openagenda par de nouveaux utilisateurs.
Ajustez la personnalisation de votre agenda
Vous avez créé des catégories, mais l'une d'elle n'est jamais utilisée ou presque ? Inversement la plus utilisée est "Autre" ? Alors les intitulés méritent d'être corrigés. Nous recommandons des typologies les plus courtes possibles, moins d'une douzaine, avec des intitulés simples (ne pas utiliser des labels composés tels cinéma-projection ).
Méditons cette citation attribuée à Saint-Exupéry :
La perfection est atteinte, non pas lorsqu'il n'y a plus rien à ajouter, mais lorsqu'il n'y a plus rien à retirer.
Un formulaire plus court est plus facile à compléter, modérer, afficher, modifier.
Gérez votre répertoire de lieux
Pensez également à vérifier et nettoyer votre répertoire de lieux en identifiant vos lieux mal situés et en dédoublonnant votre base en suivant les instructions de cet article.
2. Diffusez votre programmation le plus largement possible :
Analysez le nombre de médias qui rediffusent votre programmation :
nombre d'agendas Openagenda qui agrègent votre agenda
Vous pouvez pour cela cliquer sur la page de l'un de vos évènement pour repérer sur quels autres agendas apparait votre événement.
nombre d'intégration web de vos agendas, sur les sites d'équipement, festivals, commune, agglo, etc.
nombre d'applications mobiles qui utilisent votre agenda
export de vos données vers une rubrique agenda du bulletin municipal papier
synchronisation de votre agenda avec celui de l'Office de Tourisme ou du journal local...
Pour en savoir plus, consultez notre page "Openagenda pour les collectivités".
Mis à jour le : 10/10/2024
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