Sans outil adapté, recenser les événements d'un territoire ou d'un réseau d'organisateurs est une tâche extrêmement chronophage et donc coûteuse. OpenAgenda propose une plateforme permettant d'organiser une communauté autour d'un circuit de l'information, afin de réduire à une saisie unique et d'alléger la charge de travail de chaque acteur : organisateurs, collectivités, médias et tout organisme se positionnant sur ce circuit.

Agenda participatif ou réseau d'agendas ?

Pour une opération ponctuelle, telles les Journées européennes des métiers d'art, un agenda participatif est adapté.

Pour un réseau de petites associations n'ayant pas nécessairement de supports de communication propres, un agenda participatif commun peu être suffisant :

S'il s'agit de structures autonomes disposant chacune de leur support de communication, alors mieux vaut doter chacune de son agenda, puis fédérer les programmations.

Exemples de réseaux d'agendas par des agglomérations

Exemples de réseaux d'agendas par des fédérations d'organisateurs :

Voici la méthode que nous préconisons pour recenser les événements d'une série d'organisateurs. En préambule, précisons qu'il y a plusieurs façons de faire, car les services sont structurés de façon particulière sur chaque organisation et certains outils ont pu forger des habitudes tout aussi particulières. Il s'agit donc de principes généraux.

Des agendas en réseau

OpenAgenda permet de créer des agendas capables de s'inter-alimenter, afin d'atteindre les objectifs suivants :

Direct du producteur ! L'événement est saisi directement par l'organisateur, qui est en tout début de la chaîne d'information. Il est le premier à détenir l'information, tout simplement car c'est lui qui la produit, en décidant ce qu'il va se passer où et quand. L'organisateur peut modifier son événement à tout moment, afin de maintenir l'information à jour.

Une seule saisie : idéalement, chaque événement est saisi une seule fois, par son organisateur, puis la même annonce d'événement peut être affichée tant sur l'agenda de l'organisateur, que de la commune, intercommunalité, presse locale, système d'information touristique, etc. Fini les copier-coller.

Des équipements bien équipés

Maintenant comment structurer votre réseau d'agendas ?

Nous recommandons de suivre la réalité physique de votre territoire ou de votre fédération, à raison d'un agenda par structure organisatrice : médiathèque, musée, théâtre, archive, MJC, etc.

Allons dans le détail : si votre territoire compte trois médiathèques, alors trois agendas sont une solution. Si une équipe unique organise les événements des trois médiathèques et qu'un site web unique valorise leur programmation, alors faîtes plutôt un agenda unique pour les trois médiathèques. Les agendas locaux peuvent ensuite être agrégés par l'agenda global.

Dans la plupart des cas, les organisateurs de votre territoire ou fédération manquent d'un outil efficace pour préparer et diffuser leurs événements. Le système D est une règle par trop fréquente. Aussi doter vos équipements d'un outil d'agenda professionnel, les oblige certes à un changement d'habitude, mais est plutôt perçu comme une bonne nouvelle.

Pour autant, il n'est nullement obligatoire de saisir ses événements sur un OpenAgenda. Si des organisateurs disposent d'un outil qui les satisfait, il est alors possible d'importer automatiquement leurs événements dans OpenAgenda. Ils conservent ainsi la saisie sur leur outil habituel, tout en contribuant à la base commune.

Garder une porte ouverte pour les petits organisateurs

Les petits organisateurs, produisant peu d'événements par an et de petite envergure, ne souhaiteront pas nécessairement créer d'agenda à leur nom. Gardez votre agenda principal participatif, afin qu'ils puissent ajouter directement leur événement.

Récupérer les événements locaux sur les agendas des grandes manifestations

OpenAgenda est également utilisé pour le recensement des événements lors de grandes manifestations ponctuelles : Nuit des Musées, Rendez-Vous aux Jardins, Fête de la Musique, Journée Olympique, Fête de la Science, etc.

Ces agendas sont une chance pour votre territoire/fédération : ils permettent de stimuler et mobiliser des organisateurs, de recenser leurs événements où ils sont relus et contrôlés. Sur ces agendas ponctuels, faites une recherche sur le nom de votre territoire, puis partagez les événements de votre choix sur l'agenda de votre territoire/fédération.

Personnaliser votre réseau

Tous les agendas suivent de base un formulaire standard simple, où titre, horaires et lieux sont les informations clés.

Vous pouvez personnaliser les formulaires sur l'ensemble de votre réseau d'agendas en modifiant les intitulés, l'ordre des champs, en ajoutant des champs, qui peuvent être obligatoires, facultatifs, privés ou publics.

Un souhait fréquent est de créer des types d'événements. Attention, attention, attention aux types d'événements :

aucune nomenclature d'événement ne fait l'unanimité. Vos partenaires n'auront pas nécessairement les mêmes types.
créer une typologie est toujours une démarche subjective et incomplète. Cela revient à créer des cases théoriques, dans lequel vous tâcherez de faire entrer des événements réels. Or vous aurez toujours des événements inclassables, ainsi que des événements hybrides relevant de plusieurs catégories.
le comportements des organisateurs face à une typologie d'événements est problématique, certains sélectionnant toutes les catégories, espérant gagner ainsi en visibilité, tandis que d'autres placeront systématiquement leurs événements dans la case "autre".
Quid de l'usage réel de ces types : nous constatons que les publics font généralement des recherches sur des critères objectifs, par proximité géographique et chronologique ("qu'y a-t-il à faire aujourd'hui pas loin ?"), ou bien s'ils cherchent un événement dont ils ont déjà entendu parler, ils utilisent le moteur de recherche. Les catégories sont plutôt utiles pour les services internes (culture, sport, vie citoyenne, etc.) pour des statistiques. Inutile donc de créer une liste théorique contenant tous les types d'événements possibles : nous conseillons de coller à la réalité du terrain et de créer des catégories en fonction des besoins statistiques des services coordinateurs.
Enfin trop d'information tue l'information : d'autres informations objectives sont disponibles, telles les âges des publics et l'accessibilité par exemple. Ces informations sont déterminantes pour certains publics et méritent aussi d'être valorisées.

Diffuser vos événements

Une fois le dispositif de recensement en place, vos événements sont exportables et peuvent alimenter vos supports ainsi que ceux de vos partenaires :

Sites web
Magasins de données
Rubrique agenda des journaux municipaux
Affiches papier
Mobilier connecté
Applications mobiles
Système d'information touristique
Collectivité parente
Médias partenaires
etc.

Les ponts avec chaque outil sont à anticiper et dépendent d'abord de l'accord des supports de destination, puis de leur capacité à traiter des données entrantes. Voici pour information une liste non exhaustive de services réutilisant des données issues d'OpenAgenda.

Et voici une présentation synthétique téléchargeable.

Fédérer les organisateurs : exemple de message d’information pour le lancement

Chers organisateurs d’événements de notre territoire,

Notre collectivité adopte un nouvel outil de recensement des événements, avec le soucis de faciliter le travail de communication des organisateurs d’une part, et d’offrir un agenda clair et complet aux administrés d’autre part.

La démarche repose sur OpenAgenda.com, plateforme d’agendas en ligne, éditée par une société française, dont un certain nombre d'organisateurs locaux sont déjà utilisateurs.

Sur cet outil, chaque organisateur peut créer un agenda pour sa structure, qu’il s'agisse d’une médiathèque, d’un café-concert, d'un festival ou toute autre initiative, ce n’est pas limité. Les informations y suivent un standard permettant notamment des situer les événements dans le temps et l'espace, puis sont exportables en plusieurs formats.

Une seule saisie permet d’alimenter son agenda, qui est exportable sur son site, ainsi que tous les agendas liés. Si un événement doit être modifié, une seule saisie suffit à mettre à jour tous les agendas-liés. En d’autres termes, un agenda exportable doit permettre avec une seule saisie d’alimenter plusieurs supports.

Nous vous invitons à prendre en main l’outil en créant gratuitement un agenda sur openagenda.com, puis envoyez-nous tout simplement le lien par email pour que celui-ci soit lié à l’agenda du territoire !