Une initiale demande des communes
Le projet débute avec une demande des communes pour un agenda commun et est piloté par la Direction de la Communication de Toulouse Métropole (Elodie Andrejko).
La Métropole a choisi OpenAgenda car la plateforme permet la saisie directe, l’import depuis des bases tierces et des iframes simples à mettre en place.
L’OpenAgenda de Toulouse Métropole alimente aujourd’hui notamment un portail web d’événements se déroulant sur les 37 communes membres de la Métropole
Début avec l’import de l’existant
La première étape fut l’import automatique des données déjà structurées. La ville de Toulouse dispose en effet déjà d’un agenda en ligne réalisé sur LifeRay, piloté par la direction de la communication, avec des accès en saisie directe pour certains services . Ces données, déjà utilisées pour une application mobile ‘Cultures Toulouse’, sont synchronisées sur OpenAgenda.
Test des différents contextes d’agendas
Les premiers agendas créés sur OpenAgenda pour de la saisie directe sont des agendas de :
- lieu : l’Aria, équipement phare en extra-muros, sur la commune de Cornebarrieu
- commune : la ville de Cornebarrieu avait un Wordpress, mais pas d’agenda. L’agenda de Cornebarrieu importe automatiquement les événements de l’agenda de l’Aria et est affiché sur le site via iframe et widget.
- grand événement : Toulouse Cité européenne de la Science 2018
Priorité à l’extra-muros
Après cet import des événements de Toulouse, la priorité a été mise sur le recensement dans les communes membres de la Métropole.
L’open agenda de Toulouse Métropole englobe les 37 communes puis les grands équipements associés. Une personne a d’abord fait la saisie de quelques événements pour les 36 communes, avant une prise en main locale progressive.
Dans le cadre des rendez-vous trimestriels des directeurs de la communication des communes membres de la Métropole, l’agenda de la Métropole a été présenté ainsi que l’interaction effectué avec celui de Cornebarrieu, de Toulouse et du Zénith, ce qui a permis de sensibiliser et de comprendre la démarche de rationalisation de la gestion de la donnée et des modes de publication .
Consolidation du réseau d’agendas
La ville propose deux options aux lieux : soit d’alimenter leur propre OpenAgenda, soit de développer un flux depuis leur outil de gestion de contenus habituel (CMS), quand celui-ci le permet. Dans ce dernier cas, le coût du développement de l’ API est assumé pour moitié par la Métropole.
- Le flux des bibliothèques, déjà disponible en données ouvertes, a été synchronisé sur OpenAgenda.
- Zénith : Historiquement, le programme était en pdf et fortement consulté sur le site de Toulouse.fr. Un site web dédié au zénith a vu le jour fin 2017. La métropole a cofinancé le développement d’un flux d’export depuis le site en Joomla.
- La FrenchTech édite d’ores et déjà son OpenAgenda qui a été agrégé en deux clics.
La démarche est progressive : les événements du Théâtre du Capitole,des Jacobins,du Métronum, entre autre, sont agrégés via le flux API de l’agenda de Toulouse. Le flux, en provenance de leurs propres sites Internet, n’est pas encore récupéré. Ce point doit faire l’objet d’une étude technique et financière plus longue à mettre en place.Les Abattoirs n’est pas une structure municipale et sera sollicitée ultérieurement. Les associations feront l’objet d’une étude pour leur intégration à plus long terme.
Un projet d’envergure
Le projet est envisagé sur plusieurs années, par étapes successives. Le choix a été fait de ne jamais mener deux étapes de front, mais bien d’avancer en pas à pas.
A l’échelle de la métropole, la Direction de la Communication (Elodie Andrejko) compte près de 200 personnes concernées par le projet à ce jour : 4 éditorialistes, 2 designers, des intégrateurs, au moins 3 contacts sur chacune des 37 communes (qui peuvent être très variés : agents d’accueil, responsables communication, élus, services informatiques (DSI), les prestataires, etc.
Cette démarche de mutualisation a conduit également à une rationalisation des catégories utilisées jusque là par les communes et lieux (vie sportive ou sport ? culture ou spectacles ?).
Le portail événementiel a été pensé pour le multi-écran, c’est-à-dire accessible sur mobile , tablette et ordinateur. La consultation de l’agenda sur mobile incite à une navigation la plus simple possible et donc à un nombre de catégories réduit et sur un seul niveau (pas de sous-catégories). Les flux de données seront ensuite affichés sur le portail de données de la Métropole afin d’assurer la transparence des données auprès des utilisateurs, et proposer aux entreprises de pouvoir exploiter ces informations à toute fins utiles pour l’intérêt général.
Schéma & chiffres (au 15 octobre 2018)
Nombre d’agendas aujourd’hui :
- 37 agendas de communes
- 20 agendas de lieux
6 scripts de synchronisation